Unsere IT Leistungen im Überblick
Als familiengeführtes, mittelständisches Unternehmen kennen wir die Sorgen und Nöte unserer Kunden. Häufig sind dabei große Serverstrukturen schlicht überdimensioniert und vom Kunden kaum selbst zu verwalten. Daher haben wir von Röschi Unternehmensberatung & IT eine schlanke Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung speziell für KMU gesucht.
Hauptmerkmale:
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Zertifiziert für alle gesetzlichen Anforderungen in D-A-CH
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Zertifiziert nach DSGVO
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Archivierung aller gängigen E-Mail-Server und -Formate
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Archivierung großer Datenmengen
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Langfristiger Schutz vor Verlusten
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Reduzierung von IT-Kosten
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Schneller E-Mail-Zugriff für alle Anwender
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Vielseitige Exportfunktion
- Sie fragen sich, wie Sie die rechtssichere E-Mail-Archivierung zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen in Deutschland erfüllen?
- Möchten Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern, IT- Kosten senken und Rechtssicherheit erlangen?
- Wünschen Sie sich leistungsfähigere E-Mail-Systeme?
- Sollen Kosten minimiert werden, indem Sie gezielt die IT-Infrastruktur entlasten und länger nutzbar machen?
Antworten auf Ihre Fragen:
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E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne?
Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).
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Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche?
Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt.
Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert sind. Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird.
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Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung?
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielsweise Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.
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E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend?
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.
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Nur Rechnungen müssen archiviert werden?
Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.
NEWSLETTERPost von RÖSCHI
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